La aplicación y desarrollo de los procesos disciplinarios para que no pierdan su validez y funcionalidad deben realizarse conforme los postulados normativos y jurisprudenciales, de los cuales se dan a conocer 4 aspectos claves al momento de realzarlos.
- FINALIDAD DEL PROCESO DISCIPLINARIO.
Los procesos disciplinarios se encuentran regulados mediante el Código Sustantivo del Trabajo en los artículos 104 al 125, esta regulación señala que el mismo debe estar inmerso en el Reglamento Interno de la compañía, y su aplicación busca el cumplimiento de las funciones, deberes, obligaciones y prohibiciones establecidas de manera general para todo el personal y de manera específica para el cargo, por medio de la aplicación de sanciones.
Se tiene entonces que, el proceso disciplinario tiene como finalidad culturizar al personal sobre las políticas, procesos, procedimientos, directrices, funciones e indicaciones dadas por el empleador, las cuales se cumplieron parcialmente o no se cumplieron.
Esta culturización, también permite al empleador entrever que falencias tiene la compañía, en cuanto a publicidad interna, efectividad, simplicidad y actualidad en los procesos que se ejecutan.
- TIPICIDAD.
Para la aplicación de una sanción, y antes de iniciar un proceso disciplinario, se hace necesario garantizar que el trabajador tiene conocimiento de las acciones que generan una afectación para la compañía, el desarrollo normal de las actividades de la misma, el ambiente laboral, la salud e integridad tanto de los compañeros como propias.
Dichas acciones deben estar contempladas en el Reglamento interno y a su vez estar calificadas como faltas leves o faltas graves, solo de esta forma el empleador podrá reprochar su comisión u omisión, mediante la aplicación de sanciones.
De igual manera, se deberán estipular las sanciones que podrán ser aplicadas por parte del empleador, indicando cuáles corresponderán a las faltas leves y cuáles, a las faltas graves, sin que estas sanciones afecten la integridad física o psicología, ni que atente contra la dignidad del trabajador.
- PREEXISTENCIA DE UN PROCESO DISCIPLINARIO
Las acciones consideradas como faltas leves o graves por el empleador deberán estar contenidas en el Reglamento interno, de igual manera deberá incluirse el proceso o paso a paso que se realizará como proceso disciplinario.
Este proceso disciplinario reflejará el paso a paso que debe realizar el empleador antes de la aplicación del proceso disciplinario, estableciendo de manera clara; (i) la persona o cargo facultado para realizar el proceso disciplinario y quien resolverá o tomará la decisión, (ii) el tiempo en que se gestionará el proceso desde su inicio, indicando en cada etapa el plazo máximo de pronunciamiento por cada una de las partes. (iii) contenido de los documentos y forma de realizar la diligencia de cargos y descargos. (iv) término del trabajador para objetar la decisión tomada y persona o cargo que resolverá de fondo dicha objeción.
- AGOTAMIENTO DEL PROCESO.
La realización del proceso disciplinario se ejecuta en cinco pasos:
El primero; corresponde a la comisión por parte del trabajador de una o varias de las acciones consideradas como faltas, en esta etapa la empresa recopila y reúne la documentación que soporta la acción u omisión, así como la orden, instrucción, proceso, procedimiento, circular, manual o documento que contenga la descripción del cómo hacer, o la obligación de no hacer
El segundo; corresponde a la apertura del proceso disciplinario, el cual se fundamenta en la documentación y acción relacionada en el punto anterior. La apertura del proceso disciplinario se deberá notificar al trabajador de manera formal, preferiblemente escrita.
Este documento contendrá de manera clara; (i) los cargos, es decir, las faltas en las que incurrió el trabajador y que se encuentran estipuladas en el Reglamento Interno, (ii) los hechos, (iii) las pruebas, (iv) la fecha en que se realizará la diligencia de descargos.
La diligencia de descargos puede ser realizada: (i) virtual – caso en el cual se relacionará el enlace en el documento de notificación, (ii) presencial – indicando hora y lugar donde se realizará la diligencia de descargos, (iii) escrito – señalando fecha máxima de entrega, estas formas estarán estipuladas de manera previa en el proceso disciplinario contemplado en el Reglamento Interno.
TIP: Es necesario individualizar cada uno de los procesos disciplinarios adelantados, por lo cual cada documento emitido contendrá, nombre del trabajador, cédula, cargo y un número que permita identificar el proceso, preferiblemente que sea un consecutivo. Este consecutivo puede ser por trabajador o de manera general por todos los procesos adelantados en la compañía.
El tercero; la diligencia de descargos concertada en el documento de notificación de apertura del proceso, es la oportunidad que tiene el trabajador para argumentar, justificar o controvertir el actuar reprochado, aportando pruebas y testigos.
El empleador, en esta etapa, tiene la oportunidad de indagar al trabajador por su actuar, lo que permitirá evidenciar si dicha acción se encuentra justificada o si, por el contrario, nació de la voluntad del trabajador, permitiendo así, graduar la falta a aplicar.
Esta diligencia es realizada por el cargo señalado en el Reglamento Interno.
El cuarto; realizada la diligencia de descargos, el empleador estudia las respuestas al interrogatorio, la versión libre y las pruebas aportadas por las partes del proceso, emitiendo documento con pronunciamiento definitivo y motivado e indicando la sanción a imponer.
La motivación del documento explicará de manera clara y coherente por qué el actuar reprochado tiene como consecuencia la sanción impuesta y no otra, indicando y dando valor a las pruebas presentadas por las partes.
TIP: Todos los documentos remitidos al trabajador, deberán estar debidamente motivados por el empleador y reflejar de manera clara que el proceso disciplinario es el reproche del actuar.
El quinto; en garantía a los postulados constitucionales, al notificar la sanción a imponer, el documento señalará un término en el cual el trabajador tendrá la oportunidad de oponerse a la sanción impuesta mediante un recurso de apelación, caso en el cual, se deberá resolver siguiendo los lineamientos del punto cuarto.
La decisión de segunda instancia, podrá mejorar o conservar la primera sanción establecida, más no podrá hacerla más gravosa para el trabajador. Este documento debe ser firmado y gestionado por la persona autorizada para tramitar procesos disciplinarios en segunda instancia.
TIP: Cuando el trabajador se niega a firmar los documentos generados por el proceso disciplinario, estos pueden ser diligenciados por dos testigos quienes dejaran constancia de la negativa de firmar por parte del trabajador, la fecha y la hora.
Nataly Muñoz P. – ABOGADA CONSULTORA AZC
