El protocolo de familia es un documento escrito que expresa de forma clara la relación entre los familiares y las políticas de manejo de la empresa, por lo tanto, hay una interrelación entre la planeación de la empresa y la planeación familiar, donde su objetivo principal no es desaparecer los conflictos sino lograr que estos no se produzcan.
Para la elaboración de un protocolo de familia se debe tener en cuenta unos elementos relevantes como lo son: “la libertad de todos los intervinientes, el pacto de honor de quienes lo suscriban, los valores de la familia los cuales se van a transmitir de generación en generación y una relación armónica intrafamiliar que se debe entender como una unidad familiar y empresarial” (Lozano Posso, 2000, p.58).
Ahora bien, una vez se han seguido todos estos pasos y se ha logrado la constitución del protocolo de familia, la empresa deberá seguir convocando a diferentes reuniones para poder realizar un informe a los miembros sobre los asuntos de actualidad en la que se encuentra la empresa familiar, resolver situaciones concernientes a lo pactado y hacer los ajustes que el protocolo necesite como consecuencia de las transformaciones en la familia, en la empresa y en el mercado.
En concordancia con lo expuesto para poder evitar o manejar dichos conflictos dentro de la sociedad de familia, existen los protocolos de familia que proporcionan reglas y pautas para afrontar adecuadamente los problemas, es decir, “es un instrumento preventivo el cual es un contrato suscrito por los miembros de la familia y para su perfeccionamiento solo es necesario el acuerdo de voluntades de las partes” (Luis Carlos Pinto, 2013, p.12).
Conforme a lo expuesto por la superintendencia de Sociedades. Oficio 220-034920 del 25 de mayo de 2012, el protocolo de familia ostenta fuerza vinculante, igual que un contrato conforme al artículo 1602 del Código Civil, es ley para las partes y no puede ser invalidado sino por consentimiento mutuo o por causas legales; a su vez, según el artículo 1603 C.C, dichos contratos deben ejecutarse de buena fe, y por consiguiente obligan no solo a lo que en ellos se expresa, sino a todas las cosas que emanan precisamente de la naturaleza de la obligación.
El protocolo de familia se caracteriza por ser consensual puesto que se perfecciona con el acuerdo de voluntades de las partes que lo suscriban, plurilateral, porque hay varias personas que participan en este, de ejecución sucesiva porque las obligaciones se cumplen en el curso del tiempo; paralelo a los estatutos sociales porque son acuerdos accesorios al contrato de sociedad, de libre ejecución porque pueden discutir entre las partes las cláusulas que contendrá; conmutativo porque contiene obligaciones reciprocas en cuanto a las personas que lo suscriban, oneroso porque genera utilidad para ambas partes.
Como se ha venido planteando, la naturaleza del protocolo de familia es eminentemente contractual, ya que esta nace de un consensó que se realiza al interior de la empresa familiar para poder regular la relación que se produce entre la sociedad y la familia generando así un bienestar empresarial. Por lo anterior una vez se va a crear un protocolo de familia se tiene que buscar un objetivo que apunte al crecimiento y fortalecimiento no solo de la empresa sino también de la familia puesto que no se van a tener en cuenta intereses personales sino, intereses generales que eviten conflictos internos en la sociedad familiar.
El cambio que sufre con el pasar del tiempo la sociedad en el mercado puede hacer que muchas veces lo diseñado por generaciones pasada quede un pco por fuera del contexto y se requiera de la intervención de nuevas tecnologías, actualización de proceso administrativos, entre otros, ya que a medida que aumenta el número de miembros de la familia también hay diferentes opiniones e ideas. Por ende “cualquier sucesor puede presentar su propuesta de cambio frente al manejo de la empresa que está implementando en el protocolo cuando la asamblea de lugar a los foros de modificaciones o enmiendas de este” (Lozano Posso, 2000, p.23).
En conclusión el protocolo de familia es un acto contractual en el que se incluirá normas tanto para la sociedad como para la familia, y en especial el elemento familiar dentro de los protocolos de familia le dan un carácter flexible y abstracto a la figura, es decir, la misma familia conforme a sus valores y costumbres, entre otros factores que pueden variar y donde ellas mismas, a través de sus integrantes llegan a un acuerdo naciendo a la vida jurídica, donde sus integrantes pueden discutir las clausulas estipuladas y si hay inconformidad con alguna de ellas, sus miembros por medio de una propuesta ante la asamblea familiar para poder considerar cambios dentro de los protocolos, todo esto dependiendo de que el protocolo este bien estructurado para estos caso, esto quiere decir que en los protocolos se recomienda ser revisados por generación venidera para realizarle los ajustes que se crean conveniente para el buen funcionamiento de la sociedad.
