Importante tener en cuenta que:
En el numeral 5 del artículo 3º de la Ley 1610 de 2013, se estipula como función de la inspección de trabajo hacer las veces de seguridad social, acompañar y ser garante del cumplimiento de las normas laborales del Sistema General de Riesgos Laborales y de Pensiones.
¿Qué acciones se realizan en las inspecciones de trabajo?
Una de las acciones de las inspecciones de trabajo es realizar ejercicios de fiscalización, por medio de visitas presenciales de carácter general en las empresas, con el fin de verificar el cumplimiento de las normas laborales y de seguridad social.
Las visitas por parte del Ministerio de Trabajo, pueden originarse por dos (2) dos razones principales:
1. Por agendamiento en el sistema de inspección protocolario, el cual está basado en una actividad de investigación previa para determinar los sectores en donde se origina mayor recurrencia relacionada con incumplimientos laborales.
2. Por la PQRSD radicada ante el Ministerio, trámite que puede ser realizado por un trabajador “afectado” e incluso por un extrabajador que a su juicio afirme que en la compañía se manejan prácticas que atentan contra los derechos de los trabajadores.
¿El Ministerio de Trabajo notifica sus visitas?
Lo cierto es que, por lo general, siempre que se vaya a realizar inspección, el Ministerio del Trabajo notifica a la empresa con tiempo de antelación con el fin de que, en la misma, se encuentren presentes los representantes legales de la misma. No obstante, la inspección podrá realizarse en la compañía sin aviso previo y en cualquier momento.
Es por ello que es importante tener clara la hora de llegada del inspector asignado, puesto que si se excede un tiempo de espera prudencial, el inspector podrá retirarse y realizar informe donde se multe a la organización por “haber obstruido la labor de inspección”.
TIP: Al recibir la visita de inspección es importante que, por parte de la empresa, se muestre cordialidad, amabilidad y atenta escucha en relación al fundamento por el cual la empresa debe ser inspeccionada por el delegado del Ministerio de Trabajo.Por lo general en la primera visita no hay sanción, esta es de carácter evaluativo, se realiza un análisis de lo que se debe mejorar o corregir y de acuerdo a ello el Ministerio programa una nueva visita donde se van a validar las acciones de mejora auditadas anteriormente.
Recomendaciones
- Principalmente se debe de tener claro qué documentación podrá ser solicitada por el Ministerio de Trabajo, esto con el fin de tenerla completa y actualizada con los requisitos de forma y de fondo de cada una.
La siguiente documentación es la generalmente requerida por parte de la inspección del trabajo en la actualidad:
- Certificado de existencia y representación legal.
- Listado de trabajadores en Excel, en el que se incluya, la cédula, nombre completo, tipo de contrato, asignación salarial, fecha de ingreso.
- Nómina de los últimos tres meses, en los que se vean reflejados el pago de horas extras, dominicales festivos, préstamos y descuentos sindicales.
- Registro de entrega en dotación del último año.
- Registro del control del trabajo suplementario (horas extras y trabajo dominical), este informe se requiere en Excel para su revisión. Último semestre del 2021 y primer semestre del 2022.
- Resolución de autorización para trabajo de horas extras vigente, expedido por el Ministerio de Trabajo (si aplica).
- Aportes a seguridad social de los últimos tres meses de todos los empleados.
- Comprobante de consignación de cesantías del último año.
- Comprobante de disfrute o pago de vacaciones del último año.
- Comprobante de pago de las últimas dos primas servicios.
- Listado de personal sindicalizado con datos de contacto, si tienen organización sindical.
- Evidencia de cómo se da a conocer la organización sindical y el pacto colectivo (si aplica).
- Documentación que acredite la entrega de elementos de protección personal de acuerdo con el cargo y nivel de exposición al riesgo de cada trabajador.
- Actas de conformación y funcionamiento del comité de convivencia laboral.
- Registro de accidentes de trabajo y las investigaciones del último año.
- Actas de conformación y funcionamiento del COPASST
- Certificado de cumplimiento al SG-SST del último año expedido por la ARL.
- Certificación de contratos verbales.
- Copia del reglamento interno de trabajo.
- Copia de convención colectiva y/o pacto colectivo según sea el caso.
2. La empresa objeto de visita por parte del Ministerio de Trabajo podrá apoyarse en el abogado de la compañía o de confianza, y a través de este dar respuesta a los requerimientos y/o autos que emita el Inspector frente a los hallazgos encontrados en la fiscalización.
3. Todos los procesos adelantados por parte del Ministerio de Trabajo por intermedio de los inspectores deben cumplir con los postulados constitucionales del debido proceso, por lo cual todos los autos o requerimientos indicarán los plazos y recursos que proceden contra el mismo.
4. Es de resaltar que, si bien la función del Inspector de trabajo es velar por el cumplimiento de las obligaciones del empleador, este no se encuentra facultado para reconocer derechos o para obligar a pagos frente a los trabajadores. El Inspector si podrá imponer sanciones al evidenciar incumplimiento en la normatividad.
5. Si es objeto de fiscalización con hallazgos, es importante que realice la corrección del incumplimiento detectado de manera inmediata, puesto que permitirá una menor graduación de la sanción o incluso puede llevar al archivo de la investigación.
Hernando Zuñiga – ABOGADO CONSULTOR AZC
